Le coût de la gestion des clés pour votre entreprise
Pendant des décennies, les clés physiques ont été et sont toujours utilisées dans le monde des affaires, mais beaucoup n’en réalisent pas les coûts s’ils ne sont pas gérés correctement.
La façon dont votre entreprise gère vos clés peut faire une grande différence en ce qui concerne vos dépenses imprévues. Si une clé est perdue, volée, égarée ou non comptabilisée, cela peut avoir un impact sur la productivité de votre personnel, la sécurité de vos actifs et de vos informations et peut même menacer la sécurité de votre personnel.
Votre personnel, vos atouts et vos informations sont des atouts précieux. S’ils ne sont pas sûrs et accessibles aux bonnes personnes, vous finirez par dépenser inutilement. Voici quelques-unes des méthodes les plus courantes utilisées pour calculer le coût des clés pour votre entreprise.
Utiliser le temps de votre personnel pour sécuriser vos clés
Vos employés sont un investissement, il est donc important de consacrer leur temps de manière productive.
De nombreuses organisations utilisent du personnel pour surveiller et émettre les clés, les retirant ainsi de leurs tâches quotidiennes. En tant qu’entreprise, vous payez votre personnel pour qu’il remplisse un rôle spécifique. Que vous utilisiez une personne toute la semaine ou que vous changiez de personnel, vous perdez encore ce temps.
Pour une entreprise ouverte de 9h à 17h 5 jours par semaine, vous utilisez 40 heures par semaine au total pour permettre à quelqu’un de regarder les clés et de les remettre. Les compétences, les connaissances et le temps dont dispose votre personnel sont précieux pour votre entreprise. Pourquoi l’utiliser pour gérer un processus facilement automatisable?
Utilisation de systèmes manuels peu fiables
Les feuilles de signature de clés sont une méthode populaire pour enregistrer l’utilisation des clés, mais pas nécessairement les plus fiables.
En tant que méthode peu coûteuse de surveillance de vos clés, un registre de clé est souvent le choix courant. Le problème est que même avec une présence physique pour émettre les clés, il y a beaucoup de place pour l’erreur humaine. Que ce soit à dessein ou non, les données du registre de clés perdent leur validité, ce qui rend difficile la responsabilisation du personnel et la redistribution des coûts sur l’entreprise.
L’autre problème avec les registres de clés est que, pour le sécuriser, vous devrez dépenser de l’argent en stockage de clés et potentiellement en personnel supplémentaire. Ce qui apparaît comme un système à faible coût finit par devenir coûteux avec des clés toujours en danger!
Une mauvaise gestion de vos actifs
Lorsque vous gérez un grand nombre de clés, il peut être facile de ne pas vous en rendre compte.
Les clés oubliées peuvent facilement coûter cher à votre entreprise. S’il n’y a pas de direction en place, une clé peut être manquante pendant des jours avant que quelqu’un le réalise. Au cours de cette période, la clé aurait facilement pu être utilisée pour endommager ou voler des actifs et des informations.
Sans traçabilité, votre entreprise devra assumer les coûts et il y a un potentiel que l’auteur puisse encore travailler pour l’entreprise. Ce qui aurait pu être un simple accident où quelqu’un a oublié une clé pourrait avoir des conséquences graves si une clé tombait entre de mauvaises mains!
Rendre les employés responsables de leur utilisation des clés peut aider à réduire le nombre de clés perdues et égarées.
S’il n’y a pas d’enregistrements ou de suivi de l’utilisation des clés, il ne peut être tenu responsable des coûts que l’entreprise doit supporter. Par conséquent, si vous créez des responsabilités, l’entreprise ne sera pas responsable des coûts et le personnel sera moins susceptible d’exécuter des actions génératrices de coûts.
L’un des moyens les plus fiables de créer une reddition de comptes avec des clés consiste à utiliser un système de gestion électronique des clés. Un système de gestion électronique de clés est une méthode automatisée de stockage, de surveillance et de contrôle de l’utilisation des clés. Vous pouvez en savoir plus sur ce qu’ils sont et sur leur importance dans notre Introduction à la gestion électronique de clés.
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Introduction aux systèmes de gestion de clés électroniques
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