Centre Psychothérapique de Nancy
Le Centre Psychothérapique de Nancy situé à Laxou est un Etablissement Public de Santé Mentale de 1800 professionnels médicaux, para-médicaux, administratifs, techniques, logistiques. Il est constitué d’une vingtaine de bâtiments sur son site principal et d’une trentaine sur les sites extérieurs répartis sur le Sud de la Meurthe et Moselle. Dans le cadre d’un plan de sécurisation des unités de soin, une consultation pour la fourniture de systèmes électroniques de gestion des clés a été lancée et les armoires à clés de deister électronic ont été retenues.
Entretien avec Alexandre Lemaitre, technicien Supérieur hospitalier, Centre Psychothérapique de Nancy
« En 2010, notre organigramme de clés trouvait ses limites, des clés circulaient dans la nature, les étudiants repartaient avec, nous utilisions souvent des pass, cela représentait des milliers de clés, ça dépassait l’entendement ! Il y avait un réel souci de sécurité » indique Alexandre Lemaitre.
L’enjeu : sécuriser, limiter le nombre de clés et tracer
« Dans le cadre du plan de sécurisation des unités de soins, nous avons étudié un nouvel organigramme de clés plus structuré dans le but d’en limiter le nombre et de les tracer via des armoires à clés électroniques. Le suivi des clés devait être automatisé et leur traçabilité devait être assurée. Nous souhaitions également utiliser le même protocole de lecteur que nos badges actuels de contrôle d’accès. Après la consultation, nous avons reçu plusieurs propositions et celle de deister electronic est sortie du lot. C’est la qualité du matériel, à la fois professionnel et robuste, qui l’a emporté ».
L’installation et son fonctionnement
37 armoires à clés ont été installées au fil des années. « Nous avons choisi les armoires à portes pleines de 128 clés majoritairement, mais certaines ont une capacité de 400 clés ou trousseaux de clés. Dans la plupart des cas, nous avons installé une armoire par bâtiment, dans le sas d’accès où se situe le contrôle d’accès » ajoute Alexandre Lemaitre.
Un terminal C4, installé à coté de chaque armoire, permet l’identification via un badge à la prise et au retour. Chaque porte-clés est équipé d’un keytag qui intègre les informations relatives aux clés. Il intègre une puce RFID embarquée qui transmet les informations à l’armoire au moment où la clé est insérée ou retirée. Les utilisateurs arrivent, s’identifient sur le terminal, et prennent leurs clés. Ils les reposent à la fin de leur journée. Aujourd’hui chaque personne récupère facilement son trousseau ou sa clé, pour sa journée de travail. Le système a été bien accepté. « Il y a un côté pratique. Les clés sont différenciées par fonction » précise-t-il.
Gestion de flottes de véhicules
« De mon côté, je gère les droits sur les prises de clés via le logiciel Commander Connect qui donne une vue d’ensemble pour administrer le système. Nous utilisons aussi une fonctionnalité de gestion du kilométrage de notre flotte de véhicules ». L’utilisation de chaque véhicule est tracée via un relevé kilométrique mensuel. Chaque utilisateur indiquant le kilométrage sur le terminal.
Grâce à la traçabilité de la perte, le budget clé et le nombre de clés sont divisés par 2
Les efforts de recherche sont réduits au minimum. L’automatisation du suivi déclenche une alerte automatique de non remise de clés toutes les 24h avec envoi de mail de relance à l’utilisateur. Un état des clés qui ne sont pas redéposées est édité dans Commander Connect. « Les clés sont en général rendues dans un délai maximum d’une semaine. Cette traçabilité réduit ainsi les pertes. Une clé perdue oblige le remplacement de toutes les autres et le coût peut s’élever rapidement à plusieurs milliers d’euros. Cela représente une économie considérable » indique Alexandre Lemaitre qui poursuit : « Pour un service de 15 personnes avec une présence en poste en même temps de 5 personnes, seulement 5 clés sont utilisées au lieu de 15. Ces facteurs de traçabilité apportent un vrai bénéfice ».
Fiabilité des équipements, un investissement rentable
En 10 ans, les pannes ont été quasiment nulles : « Nous avons peut-être changé 2 alimentations en 10 ans, et encore, elles avaient été détériorées par un orage. Nous avons eu 3 tags défectueux en 10 ans. C’est ultra-fiable ! Nous ne déplorons aucun arrachage de clés, ni de vandalisme, le matériel est de très haute qualité. L’investissement est rentable, il y a bien sur l’amortissement de l’armoire, mais c’est surtout dans la gestion des clés et dans la gestion de la sécurité que se trouve le bénéfice. Ce n’est pas seulement dû au poste clés, notre niveau de sécurité est élevé. La solution a complètement répondu à nos besoins ».
L’objectif est atteint
« Le relationnel avec les équipes deister est très satisfaisant, j’ai toujours une réponse à mes questions, elles sont compétentes, je n’ai rien à redire. Nous avons dû récemment faire évoluer le protocole de sécurité de nos badges, l’adaptation s’est bien passée avec deister. Je suis satisfait, le matériel est de qualité, les équipes sont compétentes, deister electronic répond à nos attentes. »